25 Οκτ Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Vs ERP με Ηλεκτρονικά Παραστατικά

H εξέλιξη των τεχνολογιών της πληροφορικής φέρνει στο προσκήνιο λύσεις που δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να ξεπεράσουν διάφορα ζητήματα του παρελθόντος τα οποία σχετίζονται με τις επιχειρησιακές διαδικασίες. Μεταξύ αυτών που προσφέρονται στην αγορά είναι οι λύσεις Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Οι λύσεις αυτές καλύπτουν με διαφόρους τρόπους τις ανάγκες έκδοσης & παραγωγής, αποστολής & διανομής, αποθήκευσης (αρχειοθέτησης) ηλεκτρονικών παραστατικών για τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Ελληνική επικράτεια, με στόχο την αντικατάσταση των αντίστοιχων έντυπων παραστατικών και του συμβατικού μέχρι σήμερα τρόπου διακίνησή τους.

Αφενός οι λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης έρχονται να προσαρτηθούν στα ήδη λειτουργούντα πληροφοριακά συστήματα (ERΡ, Εμπορολιγιστικές Εφαρμογές κλπ) που δεν έχουν τις δυνατότητες που προσφέρουν οι εν λόγω λύσεις. Αφετέρου στην αγορά υπάρχουν πλέον σύγχρονα ERP διαδικτυακών τεχνολογιών που λειτουργούν είτε μέσα στην επιχείρηση είτε στο Cloud τα οποία συνδυάζουν όλες τις λειτουργίες του συστήματος και τη διαχείριση των ηλεκτρονικών παραστατικών. Ωστόσο το ερώτημα που αναδεικνύεται είναι «Είναι το ίδιο πράγμα; ποια από τις δύο λύσεις οδηγεί στο βέλτιστο αποτέλεσμα;».

Τόσο η ηλεκτρονική τιμολόγηση όσο και τα ηλεκτρονικά παραστατικά ενός ERP παρέχουν λειτουργίες παραγωγής, ανταλλαγής, ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και αποθήκευσης των παραστατικών που εκδίδονται. Στο σημείο αυτό πρέπει να επισημανθεί ότι παραστατικά δεν εκδίδονται από ένα (Πωλήσεις – Τιμολόγηση) αλλά από περισσότερα υποσυστήματα (Πωλήσεις, Αγορές, Παραλαβές, Παραγωγή, Εντολές, Αναλώσεις, Εσωτερικές Διακινήσεις, Απογραφές, Αποθήκη, Εισπράξεις, Πληρωμές, Λογιστικές Εγγραφές κλπ) για να καλύψουν σημαντικές λειτουργίες και επιχειρησιακές διαδικασίες εντός και εκτός της επιχείρησης. Όλα αυτά τα παραστατικά δημιουργούνται-εκδίδονται για να αποτυπώνουν τις μεταβολές και ενημερώσεις που επιβάλλονται στις διάφορες οντότητες που διαχειρίζεται ένα επιχειρησιακό πληροφοριακό σύστημα (ERP, Εμπορικό, Λογιστικό κλπ) κατά συνέπεια το εύρος που πρέπει να καλύπτεται από ένα σύστημα ηλεκτρονικών παραστατικών θα έπρεπε να εκτείνεται σε όλο το σύστημα και όχι σε μερικές λειτουργίες όπως είναι η τιμολόγηση. Σε αντίθεση περίπτωση προϋποτίθεται η αμφίδρομη ανταλλαγή δεδομένων.

Είναι αντιληπτό ότι η αναγκαιότητα εφαρμογής ενός τέτοιου συστήματος καταγράφεται διαφορετικά από επιχείρηση σε επιχείρηση ανάλογα με τις λειτουργίες και τον όγκο των παραστατικών που εκδίδουν σε ημερήσια ή μηνιαία βάση και πρέπει η κάθε μία να διαχειριστεί. Σε κάθε περίπτωση τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα στοχεύουν στη δραστική μείωση των δαπανών για την εκτύπωση, την ανταλλαγή, την επεξεργασία, αρχειοθέτηση και την αναζήτηση – προσπέλαση στα παραστατικά.

Εν κατακλείδι τα οφέλη συνοψίζονται:

• στην αύξηση της αποδοτικότητας – βελτίωση της παραγωγικότητας με ταυτόχρονη μείωση του λειτουργικού κόστους.
• στην αύξηση της αξιοπιστίας της επιχείρησης με ταυτόχρονη αναβάθμιση της πληροφοριακής υποδομής

Σημαντικοί παράγοντες που καθορίζουν τις επιλογές κάθε επιχείρησης είναι η ασφάλεια των συστημάτων και  κατ’ επέκταση των δεδομένων αλλά και τρόπος διαχείρισης των παραστατικών. Μια επιχείρηση με εκτεταμένη διασπορά σε σημεία λειτουργίας – πώλησης χρησιμοποιώντας ένα κεντροποιημένο ERP θα είχε κεντροποιημένη διαχείριση και έλεγχο των παραστατικών. Εξ άλλου θα πρέπει να επισημάνουμε ότι πολλά συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης διαχειρίζονται τα εκδοθέντα παραστατικά ως έγραφα για τα οποία παρέχονται ανάλογες ροές και δρομολογήσεις σε αντίθεση με τα εξελιγμένα ERP τα οποία προσφέρουν ενσωματωμένες ροές εργασιών επί των ακολουθούμενων διαδικασιών και όχι επί της διακίνησης των εγγράφων. Γίνεται λοιπόν αντιληπτό ότι, μεταξύ των συστημάτων ηλεκτρονικής τιμολόγησης τα οποία διαχειρίζονται τα παραστατικά που εκδίδονται ως έγγραφα και των συστημάτων ERP τα οποία αντίστοιχα διαχειρίζονται τα παραστατικά στην πηγή δηλ. από το υποσύστημα που παράγεται, για το σκοπό που εκδίδονται και για τον αποδέκτη που προορίζονται, είναι δύο διαφορετικά πράγματα με διαφορετική αφετηρία.

Τα συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ευαγγελίζονται  τη συμβατότητά τους με οποιοδήποτε ERP καθόσον ως σημείο εκκίνησης των λειτουργιών τους είναι το «εκτυπωμένο» παραστατικό το οποίο στη συνέχεια διακινούν – διανέμουν – αποστέλλουν, και αποθηκεύουν σε ένα ξεχωριστό σύστημα αρχειοθέτησης που επιτρέπει την μετέπειτα αναζήτηση και προσπέλαση ενός ψηφιακού αντιγράφου του. Αντίθετα ένα τελευταίας γενιάς ERP ενσωματώνει τις δυνατότητες αυτές σε κάθε υποσύστημα και τις προσφέρει στα πλαίσια των B2B λειτουργιών που διαθέτει.

Πέρα από τις λειτουργικές δυνατότητες, είναι προφανές ότι στις περιπτώσεις εκείνες που υιοθετούνται από τις επιχειρήσεις συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης τα οποία συνεργάζονται με τα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) εξαρτώνται από δύο διαφορετικά συστήματα και με ξεχωριστές εγκαταστάσεις και όχι από ένα που τα καλύπτει όλα (ALL in ONE). Η εξάρτηση αυτή δημιουργηθεί ποικίλα θέματα, τεχνικά και οικονομικά, τα οποία πρέπει να συνεκτιμηθούν και αφορούν στις περιπτώσεις αλλαγών του ΚΒΣ ή επεκτάσεων για την κάλυψη επιχειρηματικών αναγκών.

Εν κατακλείδι είναι προφανές ότι η επιλογή της βέλτιστης λύσης θα πρέπει να αξιολογείται κατά περίπτωση αφού όλες οι επιχειρήσεις δεν έχουν τις ίδιες ανάγκες να καλύψουν και το οικονομικό όφελος που προκύπτει διαφέρει, ωστόσο η εφαρμογή μιας σύγχρονης και ολοκληρωμένης λύσης που προσφέρει το σύνολο των λειτουργικοτήτων όταν συνδυάζεται με χαμηλό συνολικό κόστος αποτελεί πάντοτε την πιο ορθολογική επιλογή.